Voorschotten invoeren en wijzigen

Het scherm voor het invoeren van voorschotten is grotendeels gelijk aan het scherm voor het invoeren van betalingen en ontvangsten. De afwijkende velden worden in dit document beschreven

Tabblad Basis

Bij het invoeren van voorschotten zijn er op het tabblad 'Basis' een aantal velden die afwijken ten opzichte van het invoeren van betalingen en ontvangsten.

Naar betaalmiddel

Hier kunt u het betaalmiddel selecteren waar u het voorschot mee betaald. U kunt hier alleen betaalmiddelen selecteren van het type 'Kas'.

Type/Methode

Deze velden kunt u niet wijzigen bij het invoeren van een voorschot. Beide velden zijn standaard gevuld met 'Kas'.

Crediteur

Hier kunt u de crediteur selecteren waar het voorschot betrekking op heeft. U kunt alleen crediteuren van het type 'Werknemer' selecteren.

Sectie Afletteren & Verwerken

Bij het invoeren van voorschotten zijn in de sectie 'Afletteren' twee knoppen van belang bij het invoeren van voorschotten.

Voorschot

Middels deze knop kunt u de detailgegevens van het voorschot opgeven. U opent het voorschotten scherm waar u de kosten kunt uitsplitsen.

Boekingen laten vervallen

Deze knop is alleen actief wanneer u middels de knop 'Voorschot' de detailinformatie van het voorschot reeds heeft ingevoerd. Met deze knop maakt u het uitsplitsen van de kosten ongedaan.

Nadat het voorschot is ingevoerd kunt u met de knop 'Voorschot' de detailgegevens invoeren. Hier kunt u het bedrag van het voorschot uitsplitsen bijvoorbeeld aan de hand van de kassabonnen die de medewerker aan u heeft overhandigd. Indien gewenst kunt u de bedragen verder uitsplitsen per datum, rekening, crediteur, kostenplaats, kostendrager en project.

Relatie

Hier wordt de medewerker getoond waarvoor u het voorschot invoert.

Valuta

Hier wordt de valutacode getoond van de valuta waarin de voorschot is ingevoerd.

Datum/Rapportagedatum

Hier kunt u aangeven op welke datum/rapportagedatum het voorschot betrekking heeft.

Rekening/Rekening omschrijving

Hier kunt u de grootboekrekening selecteren waar u de voorschotten op wilt boeken. U kunt hier alleen de volgende rekeningen selecteren:

• Kostenrekeningen (voor inkoopfacturen)
• Omzetrekeningen (voor credit inkoopfacturen)
• Neutrale balans en W&V rekeningen

Uw ref

In dit veld kunt de uw referentie opgeven. Dit betreft het factuurnummer van de betreffende kosten, bijvoorbeeld het nummer van een kassabon.

Crediteur

In dit veld kunt u een crediteur selecteren waarop u de kosten wilt registreren.

Crediteurenrekening

Hier kunt u een crediteurengrootboekrekening opgeven die u wilt gebruiken voor de registratie van de kosten.

Koers

Wanneer het voorschot een andere valuta betreft dan de standaard valuta van uw administratie, wordt hier de koers getoond.

Bedrag

Hier kunt u het bedrag opgeven.

CR/DR

Afhankelijk van of er een positief of negatief bedrag is ingevuld bij het invoeren van een voorschot toont deze kolom de waarde DR (debet) of CR (Credit). Aan deze kolom kunt u zien of de bedragen die u invult debet of creditbedragen zijn.

Bedrag in S.V.

Wanneer het voorschot een andere valuta betreft dan de standaard valuta van uw administratie, wordt hier het bedrag omgerekend in standaard valuta getoond.

Bel.

Hier kunt u een BTW-code selecteren voor de registratie van eventuele BTW voor de kosten. U kunt hier alleen BTW-codes van het type 'Inclusief' selecteren.

Belastingbedrag

Wanneer u bij het veld 'Bel.' een BTW-code heeft geselecteerd wordt dit veld standaard gevuld met het BTW-bedrag. Indien van toepassing kunt u dit bedrag aanpassen.

Project

Dit veld is alleen beschikbaar onder de knop 'Geavanceerd'. In dit veld kunt u een projectcode selecteren om op deze manier de kosten op een project te kunnen boeken.

Kostenplaats

Dit veld is alleen beschikbaar onder de knop 'Geavanceerd'. In dit veld kunt u een kostenplaats selecteren om op deze manier de kosten op een kostenplaats te kunnen boeken.

Kostendrager

Dit veld is alleen beschikbaar onder de knop 'Geavanceerd'. In dit veld kunt u een kostendrager selecteren om op deze manier de kosten op een kostendrager te kunnen boeken.

Artikel

Dit veld is alleen beschikbaar onder de knop 'Geavanceerd'. In dit veld kunt u een artikel selecteren om op deze manier de kosten op een artikel te kunnen boeken.

Medewerker

Dit veld is alleen beschikbaar onder de knop 'Geavanceerd'. in dit veld kunt u een medewerker selecteren.

Onderaan het scherm is de informatie aanwezig waarmee u kunt zien welk bedrag van het totale voorschot u reeds heeft uitgesplitst en welk bedrag nog niet is uitgesplitst. Bij 'Totaal' staat het totale bedrag van het voorschot zoals u dat heeft ingevoerd bij het invoeren van een voorschot. Bij 'Geboekt' wordt het totaal bedrag van de kosten getoond die u in dit scherm reeds heeft uitgesplitst . Bij 'verschil' staat het verschil bedrag dat nog verder uitgesplitst dient te worden. Wanneer het verschil ongelijk is aan 0,00 en u bewaart de uitsplitsing van de kosten van het voorschot dan verschijnt het verwerkenscherm waarin u kunt aangeven wat u met het verschilbedrag wilt doen.

Onderaan het scherm zijn de volgende knoppen aanwezig:

Geavanceerd/Eenvoudig

Met deze knop kunt u de velden 'Project', 'Kostenplaats', 'Kostendrager', 'Artikel' en 'Medewerker' tonen of verbergen.

Bewerken

Deze knop is alleen aanwezig wanneer u het voorschottenscherm opent voor voorschotten waarvan de detailgegevens reeds zijn ingevoerd. In dat geval wordt het scherm in alleen lezen modus geopend en kunt u met deze knop de gegevens in het scherm wijzigbaar maken.

OK

Nadat u de gegevens heeft uitgesplitst kunt u de wijzigingen met deze knop bewaren. Wanneer het saldo onderaan het scherm ongelijk is aan 0,00, verschijnt het verwerkenscherm waarin u kunt aangeven wat u met het verschilbedrag wilt doen.

Annuleren

Middels deze knop annuleert u het invoeren van de detailgegevens.

Bij het registeren van een voorschot en het uitsplitsen van de kosten van een voorschot worden boekingen aangemaakt. In het onderstaande voorbeeld kunt u zien welke boekingen worden aangemaakt.

Er wordt een voorschot ingevoerd voor de crediteur 80025 Chelim Keen (een medewerker) en hierbij wordt de crediteurenrekening 1602 gebruikt. Het voorschot betreft een bedrag van 2520,- en wordt geboekt op 5/6/2008. Hierbij wordt de volgende boeking aangemaakt:

Vervolgens kunt u middels de knop 'Voorschot' de detailgegevens invoeren. Hierbij geeft u de volgende detailgegevens op:

Nadat de detailgegevens zijn ingevoerd wordt de volgende boeking aangemaakt in het memoriaaldagboek dat u in de bankinstellingen in de sectie 'Voorschotten' heeft gedefinieerd.

De boeking die wordt aangemaakt bij het uitsplitsen wordt meteen afgeletterd met de boeking van het oorspronkelijke voorschot. Het ongedaan maken hiervan is alleen mogelijk middels de knop 'Boekingen laten vervallen' in het scherm voor het invoeren en wijzigen van de voorschotten. Wanneer u de aflettering op een andere manier ongedaan wilt maken verschijnt hierbij de melding: "Niet toegestaan: Enkel toegestaan bij de geavanceerde voorschot functie".